1. Tổng đài “mềm” là gì? VoIP nghĩa là gì?

• Tổng đài “mềm”: Là cách diễn giải để so sánh với tổng đài cơ trước đây hoặc tổng đài chuyển mạch điện tử sau đó. Cả hai tổng đài được chế tạo theo từng thời kỳ để phục vụ cho việc kết nối thoại, sau này với sự tiến bộ của khoa học người ta phát minh ra tổng đài chạy trên hệ thống dùng tổ hợp vi xử lý linh hoạt hơn, uyển chuyển hơn, nhiều tính năng hơn với khả năng mở rộng gần như vô hạn. Nó được tính toán xử lý các tính năng dựa trên phần mềm điều khiển.

• VOIP: là từ viết tắt của Voice over Internet Protocol có thể hiểu đơn giản nhất là giọng nói được truyền tải qua internet.

Vậy tóm tắt lại chúng ta có thể hiểu đơn giản hơn là tổng đài mềm hoạt động kết nối các cuộc gọi dựa trên nền tảng internet.

2. Tổng đài mềm có thể làm những gì?

Các chức năng căn bản:

• Số máy nhánh có thể mở rộng không giới hạn.

• Thực hiện kết nối cuộc gọi cơ bản.

• Không hạn chế số kết nối thoại cho nội bộ.

• Gọi nội bộ miễn phí trong hệ thống công ty, bất chấp khoảng cách địa lý của các chi nhánh trực thuộc công ty đó.

• Kết nối dễ dàng và linh hoạt với các hệ thống thoại của các nhà cung cấp khác.

• Cài đặt, sử dụng lời chào, chuyển cuộc gọi đến điện thoại viên một cách đơn giản và có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

• Tự động ghi âm cuộc gọi bất kỳ. Hoặc ghi âm chỉ định trên từng máy nhánh cụ thể.

• Nhạc chờ, nhạc chuông thay đổi tùy ý.

• Quản lý, xem lịch sử toàn bộ cuộc gọi, thống kê chi tiết trên từng số hoặc theo ngày giờ chỉ định, nghe lại cuộc gọi đã ghi âm, trích xuất file ghi âm dễ dàng.

• Tương thích với hầu hết thiết bị đầu cuối như: Điện thoại bàn analog, điện thoại bàn kết nối qua internet (IP Phone), smart phone, máy tính để bàn, laptop v.v…

• Hoạt động hầu hết trên nền tảng internet có sẵn như internet có dây (Leased Line, FTTH, …) và internet không dây (Wifi, 3G, …).

Các chức năng nâng cao:

• Trong một thời điểm tổng đài cùng lúc tiếp nhận nhiều cuộc gọi vào nhưng thuê bao đầu số chỉ là một số. Khách hàng và đối tác của công ty không cần nhớ quá nhiều số để gọi đến công ty.

• Tiếp nhận cuộc gọi vào chuyển hướng chủ động theo lịch làm việc, ngoài giờ làm việc hoặc chuyển tiếp đến số điện thoại khác thuộc nhà cung cấp bất kỳ một cách nhanh chóng và linh hoạt.

• Kết nối từ xa để thực hiện cuộc gọi ra với đầu số công ty đến khách hàng hoặc đối tác bằng những thiết bị đầu cuối như đã nêu một cách đơn giản.

• Hệ thống tự động sao lưu và phục hồi khi có sự cố.

• Và rất nhiều tính năng khác.

3. Ưu điểm

• Về đầu số và thuê bao: Ví dụ tổng đài cứng muốn có cùng lúc tiếp nhận 10 cuộc gọi vào thì phải dùng 10 đường dây với chi phí cho 10 thuê bao trên 10 số của nhà cung cấp thoại. Tổng đài mềm chỉ cần 1 đầu số thuê bao có thể tiếp nhận cùng thời điểm nhiều cuộc gọi vào và gọi ra => Chi phí đầu tư thấp.

• Tổng đài mềm tương thích 100% với những đầu số dịch vụ như 1900, 1800 v..v….

• Hiển thị số gọi đến miễn phí.

• Hiển thị tên theo số điện thoại gọi đến có sẵn trong danh bạ.

• Chủ động chặn số máy nhánh gọi ra, chặn số gọi vào quấy rối.

• Dễ dàng nâng cấp, thay đổi hay mở rộng máy nhánh cũng như những tính năng tiên tiến hơn. Tổng đài cứng mở rộng máy nhánh giới hạn, nâng cấp tính năng hạn chế.

• Thay đổi và áp dụng lời chào cũng như tin thông báo cho tổng đài một cách nhanh chóng, dễ dàng.

• Toàn bộ máy nhánh đều sử dụng duy nhất trên 1 đường mạng chung với hệ thống mạng sẵn có, tổng đài cứng thì cần nối dây tới từng máy nhánh.

• Có thể nhiều đầu số trên một tổng đài đồng thời một đầu số đó trong một thời điểm tiếp nhận hoặc gọi ra nhiều cuộc gọi.

• Không tốn chi phí bảo trì, không cần nhân viên vận hành.

• Vùng lưu trữ ghi âm lớn. (Mặc định 10 giờ ghi âm, có thể tăng thêm dung lượng tùy ý).

• Xử lý sự cố nhanh từ xa.